Técnicas para gestionar proyectos

Gestiona proyectos de liderazgo con estas técnicas infalibles

La posición de Project Management llegó para quedarse. ¡Esto es lo que necesitas!

Cuando inicias un proyecto, puede parecer una tarea sobrecogedora, llena de términos, tareas y fechas de entrega intimidantes que se tienen que cumplir. 

Un Project Manager experimentado sabe que la asignación de tareas y el pacto de fechas de entrega, son solo algunos de los aspectos clave de su labor. Por eso, para ayudarse a plantear claramente cada uno de los pasos que el equipo debe seguir para completar cualquier tipo de proyecto, un Project Manager efectivo utiliza una o múltiples técnicas de gestión de proyectos.

Estas técnicas presentan criterios detallados para valorar la prioridad de cada tarea y evaluar el avance del proyecto con precisión.
 
No importa si te encuentras empezando o a la mitad de un proyecto, aquí te compartimos las tres principales técnicas de gestión de proyectos que te ayudarán a tomar el control de la mejor manera:

1. Estructura de Desglose de Trabajo (Work Breakdown Structure)

La técnica de la Estructura de Desglose de Trabajos (WBS por sus siglas en inglés) es una forma de organizar tu trabajo en piezas más manejables, en lugar de verlo como algo “interminable”.

De acuerdo al Project Management Body of Knowledge, una  WBS es “un entregable - gráfico - orientado jerárquicamente a la descomposición del trabajo que será ejecutado por un equipo”. 

Para generar un WBS, abre un documento nuevo y coloca en la parte superior el producto final al que quieras llegar. Abajo de este recuadro, genera recuadros más pequeños con cada una de las tareas esenciales que componen el producto. Únelas por medio de líneas al producto final o, en caso de que sean simultáneas o paralelas, entre ellas mismas. 

Repite el proceso con cada una de estas tareas esenciales pero ahora con acciones más específicas. 

Una vez que tengas este árbol de acciones y productos, invita a tu equipo a que te ayude a identificar los entregables más importantes o bien, a dividir nuevamente los recuadros en tareas y tiempos más específicos. En este apartado, habla con tu equipo e identifica responsables y  tiempos de cada una de estas subtareas. 

Otra gran ventaja del WBS es que, no solo te ayuda a definir proyectos, sino también te permite presupuestar proyectos y tareas, según tiempos y riesgos.

2. Gráficas de Gantt

Las gráficas de Gantt se han vuelto un recurso indispensable no solo para Project Managers sino también para cualquier líder de proyecto. Esto habla volúmenes de su facilidad de entendimiento y utilidad.

El gráfico de Gantt, en pocas palabras es una línea de tiempo. De realizarse en una hoja de Excel, se coloca el nombre del proyecto o tarea del lado izquierdo y sobre su fila, se rellena las celdas representando unidades de tiempo, ya sean días o incluso horas. Así, cada representa el tiempo que cada tarea tomará realizarse.

Cada tarea puede clasificarse por color o tarea madre y posteriormente puede asignarse a un equipo o individuo.

Mientras que el ejercicio en excel es muy básico, una gráfica de Gantt es ilimitada en posibilidades. No por nada algunos de los programas de Project Management más utilizados en la industria como Asana, Jira, Monday.com y Zoho suelen automatizar el proceso de programar y calendarizar las tareas usando gráficas de gantt. 

3. Método de Ruta Crítica (Critical Path Methodology)

Esta técnica es un clásico, en lo respectivo a Administración de Proyectos, pues se enfoca en la optimización del tiempo.

Para aplicarlo necesitas construir un modelo del producto que incluya un WBS de todas las tareas con sus respectivos tiempos de trabajo. Aunada a cada tarea se establecerán los pormenores como entregables y hitos importantes para cada tarea y proyecto.

Una vez establecido este modelo puedes calcular el camino más largo para llegar al resultado final de la operación. ¿Para qué? Para identificar aquellas tareas que, sin importar si se empiezan temprano o tarde, no impactan el desarrollo del proyecto, y aquellas que sí.

Tomando en cuenta estas tareas críticas, ahora tienes la capacidad de identificar:

• Secuencias de hitos, o logros, que te permiten calcular mejor si es necesario liberar a tu personal de tu equipo y redirigirlos hacia a otros pendientes.
• El mínimo tiempo posible en el que una tarea menor o mayor, puede ser completada sin arriesgarte a comprometer la calidad de tu entrega.
• Periodos donde puedes realizar múltiples tareas simultáneamente (llamadas “Fast Tracking”), y así reducir el tiempo de entrega.
• Periodos de “Crashing”, donde una tarea está recibiendo atención extra por parte de múltiples personas de tu equipo para lograr cumplir con la fecha de entrega pactada. 
   

Partes de un todo (Metodologías)

Además de las anteriores técnicas te recomendamos familiarizarte con algunas de las siguientes metodologías de Gestión de Proyecto. Cada una ha sido desarrollada para diferentes sectores pero se destacan por presentar estructuras de trabajo claras.

Agile
Es una metodología que permite gestionar proyectos en pequeñas fases o ciclos, de ahí su nombre en inglés. También te permite ser extremadamente flexible en tus entregables, los cuales, en lugar de hitos son denominados “sprints”.

Waterfall
Esta metodología es especialmente utilizada en proyectos más tradicionalistas como en la manufactura o la construcción, y se basa en fases claramente delimitadas. Una termina y otra empieza.

Scrum
Esta metodología integra a todo el equipo para enfocarse en prevenir retrasos y trabajar simultáneamente. Un project manager enfocado a esta metodología es conocido como Scrum master y dirige juntas multidisciplinarias semanalmente de ser necesario.

PRINCE2
Esta metodología europea ha demostrado éxito en su tierra natal gracias a la flexibilidad que brinda. Con PRINCE2 cada esfuerzo está claramente definido y justificado desde el aspecto empresarial. Con roles y responsabilidades previamente delimitadas, cada miembro del equipo puede medir el impacto de sus esfuerzos.

KANBAN
La metodología Kanban se basa totalmente en la gestión del tiempo pero desde un formato visual, y está dirigida totalmente a la producción contínua de entregables. Así, cada miembro del equipo recibe visualmente pistas que le ayudan a marcar el inicio y fin de sus actividades, así como información en tiempo real de la relación cantidad y calidad de su producción.

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